Der digitale Serviceauftrag

Küng Stapler AG

Die Herausforderung - Medienbrüche vermeiden, Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung

Die Küng Stapler AG ist ein regional tätiges Familienunternehmen mit Sitz in Schwarzenbach bei Wil mit einem Fokus auf den Verkauf, die Wartung und die Reparatur von Staplern.

Seit 50 Jahren wird die Küng Stapler AG bei Kunden für ihr Engagement und ihre Zuverlässigkeit geschätzt – ein wesentlicher Bestandteil davon auch dank dem ausgezeichneten Service.

Um die Potenziale der Digitalisierung zu nutzen und den Prozess des Servicemanagements zu optimieren, soll dieser digital abgebildet und vereinfacht werden, ohne dabei eine Einbusse in der Qualität zu erleiden.

Die Umsetzung mit iDIP - schrittweise und umfassende Prozessoptimierungen des Servicemanagements

Folgende Funktionen wurden im Rahmen des Projektes umgesetzt und helfen die Serviceaufträge vollständige digital abzuwickeln:

Durchgängige Digitalisierung: Die für das Servicemanagement notwendigen physischen Dokumente wurden mit iDIP digitalisiert, so dass vollständig auf Papier verzichtet werden kann.
Auftragsmanagement: Für die Auftragsbearbeitung wird über Tablets auf die Aufträge zugegriffen. Mitarbeitende der Werkstatt füllen die prozessrelevanten Daten über vordefinierte, digitale Listen aus, was die Bearbeitung besonders effizient macht.
Sicherheitschecks: Innerhalb des Auftrags kann ein Sicherheitscheck für das Gerät erstellt werden. Die digitale Checkliste ermöglicht es den Mitarbeitenden, nach der Prüfung die sicherheitsrelevanten Punkte des Geräts abzuhaken. Ob der Sicherheitscheck bestanden wurde, wird optisch hervorgehoben, so dass der Status auf einen Blick ersichtlich ist.
Qualitätssicherung: Ein Auftrag kann erst abgeschlossen werden, wenn der Mitarbeitende bestimmte Kontrollfragen beantwortet hat. Damit wird sichergestellt, dass die Aufträge in der gewohnten Qualität ausgeführt wurden.

Fortschrittskontrolle: Die Aufträge erhalten für jeden Bearbeitungsschritt einen entsprechenden Status, so dass der Fortschritt jederzeit ersichtlich ist.
Versand des Arbeitsrapports: Nach der Auftragsbearbeitung wird das Arbeitsprotokoll am Tablet mit dem Kunden besprochen, digital unterschrieben und direkt aus iDIP per E-Mail versendet.
Archiv: iDIP steht als zentrales Archiv für alle Aufträge, Sicherheitschecks und den versendeten digitalen Arbeitsrapporten jederzeit und bedarfsgerecht zur Verfügung.
Berechtigungs-/ Autorisierungsmanagement: Die am Prozess beteiligten Rollen können nur die Bereiche sehen und bearbeiten, die für ihren Verantwortungsbereich relevant sind.

Das Ergebnis - Medienbruchfreies Servicemanagement und digitales Archiv

Mit iDIP hat die Küng AG die Möglichkeit geschaffen, Aufträge nahtlos digital abzuwickeln, was den manuellen Erfassungsaufwand bei der Auftragsabwicklung erheblich vereinfacht. Da die Nachbearbeitung von Auftragsdokumenten entfällt, kann zudem Zeit eingespart werden. Durch die Digitalisierung stehen die Daten zudem jederzeit bedarfsgerecht zur Verfügung.